2004年11月,志清实业确定使用神州数码ERP系统,并开始为ERP的上线进行前期的准备工作。为此,志清实业还专门成立了ERP项目组,并由陈晓燕担任项目总监,由专门的项目经理负责具体工作。
志清实业信息部副经理葛民央介绍,从选型结束到2005年5月ERP系统试运行,公司对基础数据进行了详细的收集和整理。对于志清实业来说,由于公司的业务种类多,产品复杂,对基础数据的收集和整理显得异常复杂。以阀门产品为例,就包括球阀、截止阀、闸阀等几十种阀门,为了便于管理,志清实业必须要对种类繁多的产品进行分门别类。
基础数据的收集整理仅仅是ERP项目实施的第一步,而对于许多业务部门而言,数据的整理对他们并没有太大的影响,但随着ERP系统的试运行,ERP项目的推进进入流程梳理阶段,它对各业务部门的要求和改变开始显现出来。
由此,志清实业的ERP项目再次面临推进缓慢的问题,2005年7月刚刚成立的信息部布置的许多工作都没有很大的进展,很多具体的项目甚至都停止了。
作为ERP项目总监,陈晓燕也收到许多来自信息部的工作汇报,他们反映最多的就是:“领导,下面再怎么推进,我们没有好的思路,不知道该怎么办了。虽然我们知道有很多问题,但是我们不知道怎么解决。”
这些问题所集中反映的一个问题便是项目的执行力,虽然陈晓燕是ERP的项目总监,可是具体实施却是项目经理的事情。眼看着第二次上马ERP项目遭遇困境,陈晓燕也坐不住了,她决定亲自上阵,担当项目经理,负责ERP项目的具体推进工作。这时候,时间已经到了2005年的8月份,距离第二次ERP项目的选型已经有一年的时间。开弓没有回头箭“ERP只许成功不许失败”,这是陈晓燕担当ERP的项目经理后要求项目组成员每天要喊的一个口号。“刚开始的时候,他们喊的声音很轻,我说不行,必须要喊高一些。”陈晓燕说。
他们不仅每天喊口号,为了进一步强化普通员工对信息化的认识,信息部的成员在各个部门的宣传栏还把这一口号写上去。“ERP实施是没有回头路的,首先就是要在思想上重视起来。”
同时,陈晓燕还制定了一个简单的ERP项目奖惩条例,目的就是对那些抵制、拒绝执行ERP的部门和个人进行惩罚,对那些表现好的部门和个人进行奖励。
每个月的月底,陈晓燕都会带领项目组成员开一个当月的总结大会,对当月的执行情况进行通报,并根据奖惩制度,给做得好的部门和个人进行颁奖,并给予一定的奖金。“虽然奖励不多,但是对提高员工的积极性很有帮助,很多员工不再像原来那样随便应付了。”
与业务部门相比,为了保障ERP项目的成功,负责推进ERP项目的信息部成员就辛苦多了。“我每天除了给信息部的成员开早会,每天下午还会对当天的工作进行总结。”陈晓燕说,“如果当天的问题不能解决,是不能下班的。”
据葛民央介绍,当时他们经常加班到很晚,如果是基础数据没做好,造成数据出现问题,他们就针对数据问题进行攻关,如果是流程出了问题,他们就针对流程问题进行讨论,如何对流程进行梳理。“因为这牵涉到公司现有流程和IT系统流程的选择问题,我们要针对具体的流程进行讨论。”
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